Kuidas igavad tööd kergemini ära teha?

January 12, 2020

Arvete tegemine, meilidele vastamine, andmesisestus… igapäevaselt võtavad meie aega tööl paljud igavad ja korduvad tööülesanded.. Kuigi nende ära tegemine aitab lõpuks kaasa mõne suurema eesmärgi saavutamisele, on meil siiski tihti raske end neid tegema motiveerida. Alljärgnevalt räägimegi viisidest, kuidas tüütuid tööülesandeid endale lihtsamaks teha.

Ajasta!

Ajaplaneerimine on keeruline ning vajab harjutamist, kuid just õige ajakavaga saab muuta igava töö endale märksa valutumaks. Hea lahendus on planeerida teatud grupp ülesandeid kindlale ajale. Näiteks võid otsustada, et arvetega tegeled ainult kolmapäeviti. Sel viisil on ülesandele broneeritud kindel hetk ja ülejäänud aja ei ole vaja sellele mõelda. Lisaks saad end lohutada, et neljapäeval oled juba kohustusest vaba.  

Kui aga tunned, et mõni ülesanne kipub end aina meelde tuletama, tasub mõelda ka selle kohe ära tegemisele. Tihti lükkame tüütuid ülesandeid edasi ja tunneme end selle pärast süüdi. Tavaliselt kulub sel juhul rohkem aega ja energiat ülesande tegemise peale mõtlemisele kui asi tegelikult aega võtaks.  

Mida suurem hulk „mõttetuid“ ülesandeid meid ees ootab, seda demotiveerivam see tundub. Seetõttu ei ole ülesannete edasi lükkamine kunagi hea idee. Kui miski vajab tegemist on kasulik kindlasti see õigel ajal ära teha, vastasel juhul võivad kuhjunud ülesanded tekitada veel lisastressi ning ajapuudust.  

Organiseeri ja delegeeri!

Aina enam on erinevaid veebitööriistu, mis lihtsustavad igapäevatööd. Ehk on ka Sinu ettevõttes asju, mida saab automatiseerida? Näiteks pakub Gmail võimalust oma kirjad sildistada ning lisada neile ingliskeelseid automaatvastuseid. Samuti on aina enam tarkvarasid selleks, et automatiseerida arvete saatmine või enda ülesandeid organiseerida. Suuremate ettevõtmiste puhul tasub kaaluda ka äritarkvara nagu Scoro või Standard Books kasutamist. Äritarkvaras saad hallata planeeritud töid, müügitulemusi, aruandeid, arveid, CRMi ja muud, et saaksid enda ettevõttest selge ülevaate.  

Vajaduste mõistmiseks tasub alati teha väike ülevaade ülesannetest, mis tegemist vajavad. Võib-olla on võimalik tööülesanded hoopis ümber organiseerida? Teha neid nii, et tüütum ülesanne tehakse koos meeldivatega? Veelgi enam, võib-olla on kasulik mõned neist hoopis ära delegeerida? Kui tööd ei saa lisada kellelegi organisatsiooni sees, võib selleks palgata virtuaalse assistendi, kes tunnipõhiselt ülesanded ära teeb. Mõned näited ülesannetest, mis virtuaalne assistent saab ära teha:  

  • E-maili haldus (kaustade korrastamine, edasi suunamine, vastamine)
  • Kohtumiste ja lähetuste korraldamine, kalendri korrashoid
  • Müügitoru ja klientide andmebaasi jälgimine ning uuendamine (CRM)
  • Andmesisestus
  • Dokumendihaldus
  • Lepingute ettevalmistus
  • Raamatupidamise assisteerimine
  • Arvete tegemine ning laekumiste jälgimine
  • Firmakingituste saatmine
  • E-poe haldus

Tee ülesanded endale põnevaks või nauditavaks!

Gamification ehk mängustamine on mängulisuse kasutamine teistel elualadel. Töökaaslastega võistlemine, ajavõtt, eesmärkide seadmine – kõik need tavaliselt mängudes kasutatud elemendid aitavad teha igapäevaseid ülesandeid põnevamaks. Kibe võistlus kolleegidega, aga ka lihtsalt endale ajalimiidi panemine aitab lisada igavatele ülesannetele vürtsi ja end neid tegema motiveerida. Pealegi, iga hea võistlus lõppeb auhinnaga. Selleks võib olla nii tunnustus, meene, lisapuhkus või -palk, kui ka lihtsalt teadmine, et töö sai tehtud.  

Töö tegemise puhul on väga oluline ka keskkond. Millises olukorras teed sa oma tööd kõige parema meelega? Võib-olla aitab sind hea muusika? Ehk on just kodukontoris kõige lihtsam keskenduda? Püüa välja selgitada millised on tingimused, mille puhul teed igavaid tööülesandeid kõige tõhusamalt või mis aitavad sul neid teha. On üllatav, kuidas õige koht, aeg või meeleolu teeb ka kõige nõmedama ülesande meeldivamaks!  

Tõsta oma ettevõtte efektiivsust
Küsi infot või pakkumist
Võta Ühendust