Meilide delegeerimine ja postkasti õiguste jagamine. Kuidas jagada oma mailikonto kasutamise õiguseid?

January 28, 2020

Meilide delegeerimine tähendab oma postkasti õiguste jagamist mõne teise kasutajaga. See võimaldab kellelgi teisel kirju lugeda ja neile vastata. E-posti haldamise üleandmine assistendile on hea viis oma töökoormuse vähendamiseks ning seda on väga lihtne ja turvaline seadistada.

 

E-kirjadele vastamine on ajakulukas. Vahel tundub lausa, et kirjadele vastamine võtab nii palju aega, et muuks seda ei jäägi! Lisaks on näiteks kirjad klientidele tihti korduva sisuga ja üsna lihtsasti vastatavad. Seetõttu on hea mõte delegeerida meilihaldus assistendile ning anda endale aega muude, olulisemate asjadega tegelemiseks.

Enda meilikontole ligipääsu andmine ei ole sama, mis paroolide jagamine. Üks inimene jääb alatiseks meili omanikuks ning saab otsustada, mis õigused teisel e-maili kasutajal on. Näiteks Outlook pakub ka võimalust, et uus kasutaja saab sissetulevaid emaile ainult lugeda.

Assistendi tööd on aga emaili kontohalduse puhul väga lihtne jälgida. Kogu tema töö: saadetud ja loetud kirjad on meilis olemas ning seda saab igal hetkel postkastist kontrollida. Assistent võib kirju kirjutada sinu nime alt kuid võib signatuuri lisada ka oma nime või lausa edastada kirjad enda emailile ja vastata sealt.

Alljärgnevalt toome välja, kuidas jagada oma meili Gmaili, Outlooki ja Zone meilihalduse puhul.  

Gmail

Gmail lubab kasutajatel teise konto nimel meile lugeda, saata ja kustutada. Lubatud ei ole aga paroolide muutmine või Gmail Chati kasutamine.

 Siin on lihtne inglise keelne video, mis seletab, kuidas emaili delegeerimine käib:

NB! GSuite kasutajad peavad enne lubama oma kasutajatel e-posti delegeerida. Vali Google Admin Console >Gmail > User Settings. Delegeerimise lubamiseks vali organisatsioon ja „Mail delegation“ kõrval tee linnuke kasti Let Users delegate access to their mailbox. Kui tegemist on GSuite emailiga (ehk organisatsiooni emailiga, mitte isiklikuga), peab inimesele, kellele tahetakse meil delegeerida, tegema sama organisatsiooni emaili: kuidas lisada uusi kasutajaid oma tiimi GSuite'is.

Järgneval viisil saab meile delegeerida nii isikliku firma meilikonto puhul:

 1.     Leia ülevalt paremast nurgast mutri ikoon ja vali: Seaded/Settings, seejärel ava alamjaotus Kontod ja Importimine/Email settings.

2.     Leia Juurdepääsu lubamine teie kontole/ Grant access to your account > Lisa veel üks konto/Add another account: sisesta selle inimese meil, kellele tahad postkasti õiguseid anda. Pane tähele, et õigusi saab anda ainult inimesele, kellel on juba Gmaili konto.  

3.     Seejärel saadab Gmail lisatud inimesele meili kutsega hakata kontot haldama.

4.     Kui kutse saanud kasutaja kutsega nõustub saab ta vahetada kontosid ja asuda postkasti haldama.

Lisainfo Gmaili seadistamise kohta: https://support.google.com/a/answer/7223765?hl=en

Outlook

Outlook pakub kasutajatele erinevaid õiguste jagamise võimalusi. Kasutajal võib olla õigus ainult e-posti lugeda või  nii lugeda kui kirjutada. Lisaks pakub Outlook võimalust teise kasutaja nimel meile saata st. sa saad enda e-posti kontolt kirjutada emaile justkui need oleksid teiselt kontolt.  Pane tähele, et muudatused õigustes rakenduvad 60 minuti jooksul.

Õiguste andmiseks Outlookis meilide lugemiseks ja kirjutamiseks peab kasutajal olema Outlooki email, mis kuulub sama haldaja alla/samasse organisatsiooni. Loe lisaks kasutajate lisamise kohta Outlooki puhul.

1.     Administratsiooni paneelist vali Users > Active Users

2.     Vali selle kasutaja nimi, kellele sa tahad konto haldamise õigusi anda ning ava Properites.

3.     Vahelehel Mail, vali Manage mailbox permissions.

4.     Send as kõrval vali Edit.

5.      Vali Add permissions, ning seejärel vali see kasutaja, kelle nimel sa tahad, et kasutaja saaks kirju saata.

Zone

Zone ei paku emailide delegeerimise või e-postkasti õiguste jagamise võimalust. Küll on aga Zone meilikontode tegemine tasuta. Seega saad kergesti teha assistendile uue e-maili ning seadistada oma kirjad tema omasse jooksma (sealjuures võib koopia jääda ka sulle). Kui tahad võid uue meilikonto nimeks panna assistendi nime, aga ka kasutada pseudonüümi või ametinimetust. Nt müük@..., sekretär@... või arved@... Uue emaili seadistamiseks mine oma Minu Zone lehele. Vali E-post, avanenud alammenüüst vali Postkastid ning seal saad juba uue postkasti lisada. Oma meilikonto suunamiseks vali postkastis: Seaded>Suunamine.

Täpsemalt uue meili loomisest loe: https://help.zone.eu/kb/e-posti-konto-lisamine/

Täpsemalt meilide suunamisest loe: https://help.zone.eu/kb/e-posti-konto-suunamine-zone-webmailis/

Otsid inimest, kes sinu emaili haldaks? Jäid konto seadistamisega hätta? Kirjuta meile: info@assistly.ee ja tuleme appi!

Tõsta oma ettevõtte efektiivsust
Küsi infot või pakkumist
Võta Ühendust